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SECCIÓN DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO

Proyección

  1. Posesionarse con los nuevos cambios de nombre y estructura en la comunidad universitaria.
  2. Elaborar planes lineamientos y procedimientos en materia de producción documental para la estandarización de la tipología documental en medios físicos y electrónicos.
  3. Hacer lecturas del entorno y visualizar tendencias en la materia que coadyuvan a la mejora de los servicios brindados.
  4. Integrar el funcionamiento de las unidades de Archivo y Correo Institucional para el logro de los objetivos planteados. 
  5. Apoyar la agilización de procesos, simplificación de trámites y estandarización de los procedimientos en la producción documental y uso moderado de papel. 
  6. Dictar lineamientos sobre la producción y manejo documental, revisión de la normativa, y automatización de los procesos es una tarea urgente para atender ya que se podrá responder con mayor rapidez las consultas de los usuarios, así como fortalecer la rendición de cuentas y el control interno. 
  7. 7. Aplicación de la tecnología a los servicios de Correo Institucional, se estima que para dar una ágil cobertura en los servicios y ampliar los mismos se debe de implementar el uso de la tecnología para responder de manera inmediata a consultas urgentes de los usuarios y de ayuda a los procesos internos de la unidad. 
  8. La comunicación entre los mensajeros y la coordinación, es de suma importancia la adquisición de: aparatos móviles de radiocomunicación y un vehículo, ya que en muchos casos se debe de ubicarlos para atender una solicitud de alguna unidad y que debe de resolver con oportunidad y además que, en caso, de accidente o desperfecto mecánico de vehículos, se les pueda dar un auxilio lo más rápido posible e inmediato mediante la comunicación con la coordinación de la unidad. 
  9. Elaboración de un manual de producción Documental que logre estandarizar las series de documentales de uso frecuente y su utilización, con el fin de mantener una estructura que facilite su identificación y que responda a un futuro Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos.
  10. 10.Coordinación de la Comisión de Firma Digital Certificada en la Universidad Nacional. El Archivo Institucional se ha propuesto como planes piloto para la implementación de firma digital certificada instancias claves. Para lograr la implementación de la firma digital en la Universidad Nacional es necesario la coordinación con el Área de Planificación Económica y la Dirección de Tecnologías, con el objetivo de identificar los procesos para el desarrollo de un sistema de información que permita agilizar la gestión documental, los procesos administrativos académicos y estudiantiles. 
  11. Centros de Recepción y Despacho de Documentos, El Incremento de la producción documental, hace que nuestros servicios deban de ser cada vez más eficientes y eficaces por lo que la Oficina Postal ha de proyectarse con un servicio dirigido a la atención de las necesidades de la comunidad universitaria en cuanto a los servicios de recolección distribución, traslado y entrega de la documentación producida por las unidades. Para prestar el servicio y atender tales necesidades con eficacia y eficiencia se debe buscar la agilización de procesos y trámites. 
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