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SECCIÓN DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO

Marco Legal

Ley del Sistema Nacional de Archivos, Ley N° 7202, de 24 de octubre de 1990. Y el Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Decreto Nº 24023-C, de 30 de enero de 1995.

Reglamento del Sistema Institucional de Archivos, Universidad Nacional, publicado en UNA Gaceta Nº4 de 15 de marzo de 2007.

Manual de Normas y Procedimientos, del Sistema Institucional de Archivos, 2007.

Lineamientos Generales para Reorganizaciones Administrativas, del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN), de junio de 2007. Punto F: Lineamientos Normativos y Particulares de Modernización Institucional en el Componente de Estructura. Inciso “l”: 

“Toda institución pública dispondrá de una unidad de Archivo Central, que son las encargadas de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar 6

y facilitar la documentación producida por la organización; además, centralizará la documentación de todo el ente, la cual dependerá jerárquicamente de la máxima

autoridad administrativa”.

Ley General de Control Interno, Ley N° 8292, e 31 de julio de 2002. Capítulo III. Sección I. Artículo 16.- Sistemas de información

“Deberá contarse con sistemas de información que permitan a la administración activa tener una gestión documental institucional, entendiendo esta como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío en los objetivos trazados. Dicha gestión documental deberá estar estrechamente relacionada con la gestión de la información, en la que deberán contemplarse las bases de datos corporativas y las demás aplicaciones informáticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de la información registrada.

En cuanto a la información y comunicación, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, como responsables del buen funcionamiento del sistema de información, entre otros, los siguientes:

a) Contar con procesos que permitan identificar y registrar información confiable, relevante, pertinente y oportuna; asimismo, que la información sea comunicada a la administración activa que la necesite, en la forma y dentro de los plazos requeridos para el cumplimiento adecuado de sus responsabilidades, incluidas las de control interno.

b) Armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales y verificar que sean adecuados para el cuido y manejo eficientes de los recursos públicos.

c) Establecer las políticas, los procedimientos y recursos para disponer de un archivo institucional, de conformidad con lo señalado en el ordenamiento jurídico y técnico.” 

“Normas de Control Interno en el Sector Público”, de la Contraloría General de República, publicado en la Gaceta del 06 de febrero de 2009. Capítulo V: Normas sobre sistemas de información:5.1 Sistemas de información, 5.4 Gestión documental, 5.5 Archivo Institucional, 5.6 Calidad de la información, 5.8 Tecnologías de información.

Ley de protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos, Ley Nº 8220, de 4 de marzo de 2002. Y el Reglamento a la Ley de protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos, Decreto Nº 32565-MEIC, de 28 de abril de 2005.

Ley de Certificados, firmas digitales y documentos electrónicos, Nº 8454 de 30 de agosto de 2005. Y el Reglamento a la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Decreto Nº 33018, de 20 de marzo de 2006.

Directriz con las regulaciones técnicas sobre la administración de los documentos producidos por medios automáticos. Publicada en la Gaceta Nº 61 de 28 de marzo 2008. Fe de erratas de la directriz, publicada en La Gaceta Nº 83 del 30 de abril de 2008.

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