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SECCIÓN DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO

Autenticación Copias Programas de Curso

Objetivo

Brindar el servicio de certificación de programas de cursos, a los usuarios internos y externos que así lo requieran.

Alcance

Satisfacción de las necesidades de información de los usuarios del Sistema Institucional de Archivos.

Responsabilidad y Autoridad

Los funcionarios del SIA serán los encargados de atender las solicitudes de los usuarios, así como de realizar las búsquedas y de reproducir los programas de los cursos.

El Jefe del SIA, deberá certificar cada una de las fotocopias antes de ser entregados al interesado; en casos especiales será el Director del Programa de Abastecimiento y Apoyo (PAA) el encargado de certificar los programas de cursos. Lo anterior según Dictamen AJ-D-827-2008, del 29 de setiembre de 2008, de la Asesoría Jurídica de la UNA

Procedimiento

1.    Para solicitar copias certificadas de programas de cursos custodiados en el Archivo Central de la UNA, el solicitante debe presentar una copia de la certificación o del historial académico extendidos por el Departamento de Registro. La solicitud se puede hacer vía telefónica y enviando la copia del historial o certificación por fax, por correo electrónico o personalmente en el Archivo Institucional. En caso de que el interesado no pueda hacer la solicitud personalmente, deberá enviar con otra persona una autorización debidamente firmada, adjuntar fotocopia de la cédula de ambos y la copia del historial académico o certificación de notas.

2.    El funcionario de archivo deberá verificar que los cursos hayan sido aprobados antes de entregar al solicitante las copias certificadas de los programas.

3.    Los programas de los cursos se encuentran organizados por unidad académica (Centro de Investigación Docencia y Educación (CIDE), Estudios Introductorios de la Facultad de Ciencias Sociales, Escuela de Secretariado Profesional, Centro de Estudios Generales, Escuela de Literatura, Escuela de Ciencias del Deporte), a su vez están ordenados cronológica y alfabéticamente. Para realizar las búsquedas de dichos programas se puede utilizar el inventario en papel o el inventario en formato electrónico.

4.    Seguidamente, se buscan en las cajas para reproducirlos, posteriormente se deben sellar y el Jefe del SIA o el Director del PAA se encargan de firmar cada una de las páginas del programa de curso.

5.    En la medida de lo posible, les pedimos que se esperen en las instalaciones del Archivo Institucional para entregárselos inmediatamente. Sin embargo, depende de la cantidad de solicitudes, se maneja un plazo máximo de ocho días hábiles, a partir de la solicitud, para entregar las copias certificadas de los programas de cursos al interesado. En este caso, se localiza al interesado  por vía telefónica ó correo electrónico para comunicarle que están listos los programas solicitados; los pueden recoger personalmente o incluso ser enviados por correo convencional.

6.    El servicio de certificación de programas de cursos, se realiza con los recursos materiales y humanos con que cuenta el Sistema Institucional de Archivos en la actualidad.

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